上海师范大学毕业生个人档案查询须知

 

 

学生人事档案注意事项

 

（1）毕业生档案的转递：

 

方式一：将转档凭证（调档函或报到证白联）和《转档信息表》（见本通知下方附件）以及本人身份证的扫描件，通过电子邮件发送至rsda@shnu.edu.cn。

 

方式二：将转档凭证（调档函或报到证白联）和《转档信息表》（见本通知下方附件），通过快递方式寄到“上海市桂林路100号西部上海师范大学档案馆206学生档案室”，电话：021-64323856，联系人：王老师。

 

（2）《转档信息表》（见本通知下方附件）中的转档信息务必填写完整，表格附于转档凭证（调档函或报到证白联）后。

 

（3）档案馆在接到转档凭证的5个工作日内寄出档案，暑假期间每周五统一转档。

 

（4）档案去向查询方式：

 

方式一：

 

微信查询：关注公众号“上海师大档案博物校史”，进入公众号后点击下方“档案馆”——“学生档案去向”，在弹出的信息查询页面输入框中输入本人的身份证号或者学号——然后点击“搜索”，就可以查询到本人的档案去向及对应的EMS单号。如有需要，可登陆邮政EMS官网，凭EMS单号查询档案转递具体过程。

 

方式二：电话查询 —— 021-64323856（每周二、五 上午8:30-11：00、下午13：30-16：00）。

 

 

上海户籍毕业生

 

 1、毕业典礼前,已与用人单位签订就业协议或合同，单位有接收档案资质的，档案转单位，请务必提供接收单位开具的调档函或就业协议（都须注明档案接收单位名称、部门、联系人、详细地址、邮编、单位接收部门电话或联系人电话和学生本人的学号、学院和本人联系电话），学院归档前交给学院辅导员，学院归档完成后交我馆人事档案室。

 

 2、毕业典礼前,未与用人单位签订协议，未签订用工合同，也未申请档案保留的毕业生，档案退地区，请向辅导员提供准确的户籍信息（和户口本复印件一致），档案将转至各区就业促进中心。

 

二、外省市户籍毕业生

 

 1、外省市户籍毕业生转递人事档案，请务必将《就业派遣通知书》白色一联或档案接收单位开具的调档函（都须注明档案接收单位名称、部门、联系人、详细地址、邮编、单位接收部门电话或联系人电话，以及本人学院、学号和本人联系电话后），学院归档前交给学院辅导员，学院归档完成后交我馆人事档案室。

 

 2、毕业证、学位证双证齐全的外省市户籍毕业生（除次年考研、考公务员外），档案一律转出。毕业时将档案转回户籍所在地，可方便随时办理入职、社保、居住证等事宜。

 

3、档案回原籍的外省市户籍学生：

 

（1）档案必须转到原籍有档案保管资质的单位，如人才交流（服务）中心，人才市场管理办公室，人事人才公共服务中心，人力资源和社会保障局，教育局就业办，高校毕业生就业指导中心等；档案不允许寄回自己家开的公司、自己家里、本人等。

 

（2）请务必跟档案接收单位取得联系，准确确认档案接收单位名称、部门、地址、联系人、接收部门电话或联系人电话和邮编等详细信息，不要提供网上查找的档案接收单位信息。

 

（3）请务必于档案转出三个月内跟原籍档案接收单位确认档案已收到。

 

三、申请保留的毕业生

 

 1、如有特殊情况需将档案保留在校的毕业生(出国不包括在内。注：原则上只保留毕业半年内考公务员、考研同学的档案。)，可至本学院辅导员处提出书面申请。申请保留的档案，保留期满后，我馆将依据毕业生提供的户籍地址，将其人事档案转至该区就业促进中心或原籍有保管档案资质的相关人才机构。如保留期未满，但已与用人单位签约，档案须调出的，请向档案馆出具《就业派遣通知书》（即报到证）白色一联或用人单位开具的书面调档函（都须注明档案接收单位名称、部门、联系人、详细地址、邮编、单位接收部门电话或联系人电话，以及本人学院、学号和本人联系电话）。

 

四、缓授学历、学位学生

 

    1、缓授学历、学位的学生，在续修的两年中，原则上其人事档案不能转出，待获得学位后档案方可转出。如有学生因就业办理录用手续、办理社会综合保险、申领劳动手册等事宜，需要将人事档案转出的，须由学生本人向学院提出书面申请，且承诺人事档案转出后产生的一切影响和后果由其本人承担，申请经学院同意并由相关负责人签名，且加盖学院公章后交到档案馆人事档案室，其档案才可转出（转档手续参照上述第一条、第二条办理）。档案转出后不影响继续修学历或学位。

 

    2、缓授成功毕业生档案的转出，（请及时联系学院教务老师更新成绩单（因之前档案里的成绩单毕业证书编号或学位证书编号不全，故档案转出之前必须更新两证编号齐全的成绩单），以免延误档案转递。）根据其户籍地信息参照上述第一条、第二条相应办理。

 

五、“毁约”的毕业生

 

与用人单位毁约的毕业生，在其人事档案还未转出之前，请及时将毁约成功证明材料送达我校学工部就业办,并将复印件交到档案馆人事档案室，以停止档案转出。

 

六、毕业生转档时间要求

 

毕业生办理档案转递，请务必提前4-5个工作日将转档凭证（就业派遣通知书或调档函）送达档案馆人事档案室。

 

七、毕业生转档查询

 

 1、咨询电话：021-64323856

 

 2、微信查询：扫描下方二维码，关注上海师大档案博物校史公众号，进入公众号后点击下方“档案馆”——“学生档案去向”，在弹出的信息查询页面输入框中输入本人的身份证号或者学号——然后点击“搜索”，就可以查询到本人的档案去向及对应的EMS单号。如有需要，可登陆邮政EMS官网，凭EMS单号查询档案转递具体过程。

上海师范大学毕业生档案事项

 

一、上海户籍毕业生（本、专科）

 

1、未与用人单位签约、未签订劳动合同、也未申请人事档案保留在校的毕业生，我馆将其人事档案转往该生户籍所在地的区就业促进中心。

2、申请档案保留在校的毕业生，如与用人单位签约，档案须调出的，请向档案馆出具《通知书》或用人单位的书面调档公函（都须注明档案接收单位名称、详细地址、邮编、学号、专业和联系电话）。

3、申请保留的档案，保留期满后，我馆将依据毕业生提供的的户籍地址，将其人事档案转至该区就业促进中心。

 

二、外省市户籍毕业生（本、专科）

 

外省市户籍毕业生如需将人事档案转回原籍，请务必打印《通知书》并在备注栏中注明档案接收单位名称、详细地址、邮编、学号、专业和联系电话后，交到我馆人事档案室。

 

三、未毕业学生（本、专科）

 

未获得毕业证书的学生，人事档案暂时不能转出。待获得毕业证书后，档案方可转出（转档办法参照上海户籍毕业生第2条）。

 

四、毕业生档案转递去向查询途径

 

1、可于2008年8月10日始登录校园网查询，操作过程：www.shnu.edu.cn – 最新专题 – 输入学号、身份证号和毕业年份后进入。

2、8月10日前可电话查询，8月10日后，原则上不接待电话查询，请自行上网查询，如仍有不详之处，可来电咨询。咨询电话：64323856 64322254

 

五、“毁约”的毕业生

 

与用人单位毁约的毕业生，在人事档案未转出之前，请将毁约成功证明及时送达我校人事档案室，以停止档案转出。

 

六、友情提示

 

1、档案馆暑假值班日期请登录校园网档案馆网页查询（www.shnu.edu.cn – 管理机构 – 档案馆）。8月份我馆将酌情安排转档次数。

2、根据有关规定，人事档案不准邮寄或交本人自带。除节假日外，正常工作日我馆在每周三上午向外单位转档。

3、毕业生可于毕业当年持毕业证书、身份证和证件照至户籍所在地就业促进中心申请办理劳动手册。