海南大学毕业生档案去向查询系统官方入口
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1.什么是学生档案？
答：学生档案是指存放在学校的、由学校对学生管理活动中形成的反映学生个人经历、学业及其他在校表现的文字记录。
2.应届毕业生的档案中应该有哪些材料？
答：（1）高中学籍档案：高中学习期间的材料和高考的报名表、体检表及党、团员材料等；
（2）大学学习期间形成的材料: 大学生入学登记表、学籍卡、《大学录取通知书》、学习成绩单、在校奖惩材料、入团入党志愿书、体检表、高校毕业生登记表、毕业生报到通知书等。
3.什么是人事档案？
答:人事档案是指存放在政府人事组织部门、公共就业和人才交流服务机构，以及具有人事档案管理权的用人单位的记录个人学习、工作、成长经历等内容的文字材料。
学生毕业参加工作后的人事档案，是由学生档案转换而建立的，并顺接学生档案继续记录个人工作履历、德能勤绩等方面表现。也就是说，学生档案对建立人事档案是必不可少的。
4.人事档案有什么作用？
答：国家有关政策规定人事档案对当事人在社会活动中发挥着重要的凭证、依据和参考作用。高校毕业生档案与考研深造、报考公务员、应聘事业单位和国有企业等密切相关。尤其是转为人事档案后，与参加工作转正定级、职称评定、办理各种人事手续、落户口、工龄计算、养老、因公出国政审等都有直接关系。无论是求职应聘机关企事业单位，还是在工作中的职级晋升，又或者是养老金标准的认定，相关单位都要调取当事人的档案进行严格审查。如果档案丢失或档案重要内容缺失错漏，将会给毕业生的职业生涯造成极大麻烦，甚至会导致无法挽救的人生重大损失。因此，重视自己的档案，是对自己人生负责任的表现。毕业生一定要特别关注并妥善处理好自己的档案。
5.如何将学生档案转换成人事档案？
答：高校学生毕业了，应当及时将学生档案转换为人事档案。学生档案向人事档案转换须由学校将毕业生档案转至用人单位或地方政府人才交流服务机构归档立卷后才能实现。如果档案暂存在学校，当事人档案不具备人事档案作用，学校档案馆也不能出具任何与人事关系有关的证明。因此，为了避免毕业生档案成为“休眠”档案，从而影响个人今后参加社保、工龄计算、享受人事服务政策等，我们不建议毕业生将档案存放在学校。
6.毕业了，档案怎么办？
学校档案馆会在规定的期限内，按照学校招生与就业处制订的就业派遣计划,统一寄递毕业生档案。根据有关规定，毕业生档案不能由本人自带。
对毕业离校时未落实工作单位的毕业生，可向档案馆申请，并与档案馆签订档案暂存协议，档案馆继续保管其档案两年。超过两年仍未落实工作单位的，学校档案馆将按原就业派遣计划把档案转回生源所在地。
国家有关政策规定，从2015年1月1日起，所有流动人员档案（含毕业生档案）管理已列入公共就业服务范围，不再收取任何管理费。落实就业单位者，若所在单位有人事档案管理资质的可直接转入该单位。若所在单位没有人事档案管理资质的，应转入工作地的人事部门或人才交流服务部门进行档案托管。强烈建议档案不要放在没有人事托管权的企业或其他就业单位，以防离职时档案被扣留；遇上资质不全的企业，档案也容易丢失。
7.毕业生如何找到自己的档案？
答：海南大学毕业生可通过校园网进入海南大学档案馆网页“毕业生档案去向查询”，查找到自己档案是否到达派遣地。一般为生源所在地的政府公共就业和人才交流服务机构、大中专毕业生就业指导中心或有人事档案管理权的用人单位。
由于邮政局对传递信息保存时间较短，建议毕业生一定要在毕业离校后四个月内核实自己档案的下落。
8.毕业生去机关、事业单位、国有企业就业，档案如何管理？
答：高校毕业生到具有人事档案管理权的机关、事业单位、国有企业就业，这些单位具有档案接收权，可由单位直接接收并管理你的档案。
9.哪些毕业生的档案应委托公共就业人才交流服务机构管理？
答：在非公有制企业和社会团体组织就业的，自费出国留学的，自主创业或灵活就业以及未就业毕业生的档案，应委托政府公共就业人才交流服务机构存放与管理。
10.应届高校毕业生党员组织关系如何转入公共就业和人才交流服务机构？
答：应届毕业生持学校党委组织部门出具的《党员组织关系介绍信》到存放档案的机构办理转入手续。中共预备党员需要在预备期满前办理转入手续。
一、各学院及有关部门必须在六月二十日前，将毕业生的归档材料按学院、专业、学号由小到大的顺序整理好后，移交学生档案室。
二、凡考取硕士研究生(或博士研究生)的毕业生，必须将所录取学校的调档函于2012年7月1日前交到学生档案室，调档函的复印件交回各学院学工办。
三、已落实就业单位的毕业生，在与用人单位签订就业协议书时，必须要求用人单位在“档案转递详细地址”一栏上，将档案接收单位的名称、地址及邮编书写清楚，并自行复印一份送档案馆学生档案室作为转寄档案的依据。
四、需要办理改派手续的毕业生，请一定要通知学生档案室暂不发送档案。去办理改派时，应先到学生档案室将报到证的下联取出，与其他材料送到省大中专毕业生就业指导中心办理改派手续后，将新的报到证下联及接收证明交回学生档案室，学生档案室即按新的接收单位转寄档案。否则所造成的失误，学生本人负责。
五、毕业生因就业工作需要自带档案的，按要求准备以下材料：
(1)本人自带档案的，须提交的材料：调档函原件或者报到证复印件，本人身份证复印件；
(2)若本人不能亲自办理，需委托他人前来提档的，须提交的材料：调档函原件或者报到证复印件，本人的身份证复印件并于空白处亲笔写上授权委托书，被委托人身份证复印件。
六、毕业生可根据自己的就业需要，考虑档案的去留：
(1)确定档案暂留在学校保管的，毕业生必须亲自与档案馆签订《档案暂存协议书》（协议书可在网上点击海南大学档案馆公告栏下载）。签订协议书的具体时间是2012年的5月1日—2012年5月31日，逾期不再办理。
(2)确定档案不保留的，无需声明，其档案由学生档案室根据学校就业办提供的就业计划，在档案材料齐全后通过机要方式寄出。各毕业生最好在当年内到所报到地址或有档案管理权限的部门查询档案的下落。
七、海南本省籍毕业生的档案，原则上均按就业计划转回生源地市（县）人力资源和社会保障局，不要暂留在校。
八、请各学院各毕业生按上述要求操作。
九、以上条款由学生档案室负责解释。
海南大学学生档案管理实施细则
一、档案馆学生档案室工作职责
学生档案的日常管理与利用（如奖惩材料归档、学籍异动档案调整、接待查阅政审等），办理转递历届暂留毕业生档案、处理学生查询的各种问题。
二、相关部门及教学单位工作职责
产生学生档案材料的相关部门及教学单位，按照各自工作职责，负责对在校生档案材料的建立、收集与整理，按时向档案馆学生档案室移交。
三、入校新生归档材料范围与工作流程
（一）归档材料范围：
1.本科新生
（1）高中档案（必须归档，如有缺失，请回原就读高中补办。）
（2）录取通知书（必须归档）
（3）入团（党）志愿书
2.硕士研究生新生
（1）高中期间材料
（2）本科期间材料
（3）工作期间材料（有工作经历的）
（4）其他
3.博士研究生新生
（1）高中阶段材料
（2）大学期间材料
（3）硕士研究生期间材料
（4）工作期间材料（有工作经历的）
（5）其他
说明：1.其他是指考级证书、资格证书等具有体现本人素质和能力的证明材料。
（二）归档流程与工作要求
1.新生入学后，各学院新生年级辅导员即指派专人，按归档材料范围对新生档案材料内容展开收集工作。
2.各学院在每年的10月底之前，将新生档案材料以及移交登记表（一式二份）一并交到档案馆学生档案室，并以专业为单位，每个专业指派3-4名认真负责的学生在档案馆规定的时间里，到指定的地点，由学生档案管理人员监督、指导，对新生档案进行整理，建立统一的学生档案。
四、毕业生归档材料范围与工作流程
（一）归档材料范围
1.本科毕业生
（1）学生学籍表和成绩表
（2）高校毕业生登记表
（3）就业通知书
（4）党（团）组织档案
（5）奖惩记录
2.硕士（博士）毕业生
（1）硕士（博士）研究生培养手册
（2）硕士（博士）研究生论文评阅书
（3）学历教育硕士（博士）学位获得者基本信息表
（4）硕士（博士）研究生毕业婚育状况证明表
（5）就业通知书
（6）党团组织档案
（7）奖惩记录
（二）归档流程与工作要求
1.毕业生档案材料的归档工作，时间紧、任务重、要求严、涉及面广，关系到学生的就业，需要各学院和教务处、研究生处、学工处、组织部、就业办等各有关单位的紧密配合，按时按质地做好这项工作。
2.毕业生档案材料的形成部门要及时、准确、全面提供毕业生的档案材料，以保证毕业生档案的齐全完整和转递工作顺利有序地进行。
3.毕业生各类档案材料由各有关部门按学院、专业、学号（从小到大）排列，在学生离校前及时将材料统一送交学生档案室。
4.毕业班辅导员以专业为单位，每个专业指派1-2名思想表现好、工作认真负责的学生到学生档案室，在学生档案管理人员的监督指导下，将各类毕业生材料按顺序归入每个学生的档案袋，并在档案袋封面的目录上注明材料名称。
5.在收集、移交毕业生归档材料时，各档案材料形成部门要认真检查材料内容是否完整、数量是否齐全、手续是否完备。凡规定由组织审查鉴定盖章的，必须有承办单位的鉴定和公章，并注明日期；文字的填写必须是蓝黑墨水。
6.在毕业生档案材料整理归档过程中，应严格遵守档案工作有关规定，任何人不得利用工作之便擅自抽取、销毁、伪造、涂改学生档案材料，违者要追究其责任，严肃查处。
（三）毕业生档案转递
1.学校就业办、研究生处向学生档案室提供毕业生就业方案。
2.学生档案室根据毕业生就业方案以机要方式转递毕业生档案。
本细则自颁布之日起执行。凡与本规定不相符的，一律废止，本规定由档案馆负责解释。
